Forum for our projects
You are not logged in.
نظام بريد الأرشيف
في المؤسسات والشركات والدوائر الحكومية التي تعتمد في عملها على آلية سير معينة لوثائقها وأضابيرها ومعاملاتها بحيث تنتقل من جهة لأخرى وفق مسار محدد، يتيح نظام البريد الداخلي للأرشيف عملية إدارة هذه المناقلات والمراسلات وفق الأسس التالية:
1. يتم تعريف حسابات بريدية وكل جهة من الجهات التي تنتقل إليها الوثيقة بحيث تتميز هذه الحساب بمايلي:
أ- اسم الحساب ورقم سري خاص به.
ب- رمز لصندوق الواردات ورمز لصندوق الصادرات يميز كل حساب بالإضافة لرمز هذا الحساب، مثال:
-رمز الحساب: (ديوان).
- بريد صندوق الصادرات: (صادر/ديوان).
- رمز صندوق الواردات: (وارد/ديوان).
2. يدير بريد الأرشيف (مدير نظام بريد الأرشيف) الذي يتمتع بمايلي:
أ- بناء حسابات البريد وتعديلها وحذفها.
ب- إمكانية إيقاف أي حساب من الحسابات عن العمل وذلك لتحقيق بعض متطلبات الأمان أو خشية أن يقوم
هذا الحساب بالعبث بوثائق البريد.
ج- يتولى مدير نظام البريد عملية إدارة التصدير: حيث يحدد لكل حساب ما هي الحسابات التي يمكن أن
يرسل إليها والحسابات التي يستقبل منها وبالتالي تتم عملية تنظيم حركة الوثائق وفق مسار تسلسلي
معين.
3. يتم إدخال الوثيقة إلى البريد وفق رمز يميز هذه الوثيقة بحيث يوفر إمكانية سهولة الاستعلام منها وتتبعها، أما آلية توليد رمز الوثيقة فهي متاحة وفق آلية مريحة وذات إمكانية تخصيص عالية الأداء وقد اتبع الأسلوبان التاليان في عملية الترميز:
أ- أسلوب ترميز تلقائي: يتم فيه تخصيص مايلي:
- عدد البادئات.
- الفاصل بين البادئات.
- بداية الرقم التسلسلي.
- توصيف البادئات.
مثال:
لنفترض أننا نريد تحقيق الترميز التالي:
ذاتية/موظفون/عمال صيانة، هنا يكون عدد البادئات: /3/ ، وتوصيف البادئات: (ذاتية،موظفون،عمال صيانة) والفاصل بين البادئات ( / ) ويمكن تغييره إلى الأشكال التالية: (- ، ا ، / ، \ ، - ، + ، # ....الخ)، وبداية الرقم التسلسلي: من الواحد (1).
آلية إدارة كل حساب من حسابات البريد الداخلي:
يملك كل حساب:
- صندوق واردات.
- صندوق صادرات.
- صندوق إدارة الرسائل.
- الواردات والصادرات.
يتم إدخال الوثيقة إلى نظام البريد من قبل حساب معين من المصادر التالية:
1. من الوثائق الموجودة في الأرشيف.
2. ملف من القرص الصلب.
3. وثيقة وهمية (وثيقة تمتلك واصفات ولا تمتلك ملف).
4. وثيقة نصية يتم إنشائها من قبل البرنامج (وورد – اكسل – نص عادي).
عندما يتم فتح صندوق الواردات تظهر فيه معلومات تبين ماهية الوثائق الواردة من حيث:
- رمز الوثيقة.
- عنوان الوثيقة.
- رمز الورود.
- تاريخ الورود.
- تسلسل الورود.
- نوع الوثيقة.
• تميز الرسائل الواردة الجديدة والتي لم تتم قراءتها بلون مغاير ليتم تنبيه مستخدم الحساب إلى الوثائق
الجديدة الواردة لكي تتم عملية استعراضها.
• عند وجود الوثيقة في صندوق وارد الحساب يتم إجراء كافة العمليات عليها من معاينة وقراءة خصائص
الوثيقة وتحريرها ومعالجتها....الخ.
• يتم تصدير الوثائق الواردة إلى صندوق الواردات بعد معالجتها (أو الوثائق المنشأة من قبل نفس الحساب)
إلى الجهات التالية: (القرص الصلب – إلى الأرشيف لكي تتم عملية أرشفة خصائص لها – إلى حساب
بريدي آخر: حيث توجد إمكانية إرسال أكثر من وثيقة ولأكثر من حساب في نفس العملية).
• عند إخراج الوثيقة من صندوق الواردات إلى الجهات المذكورة سابقاً تظهر مع رمزها في صندوق الصادرات
لكي تتم عملية متابعة الصادرات وفق مايلي:
o- تأخذ الوثيقة المصدرة: رمز صدور ، تسلسل صدور ، تاريخ الصدور ، جهة الصدور ، وهناك محرك متابعة
الوثائق يؤمّن جميع المعلومات للوثيقة المصدّرة بحيث تسهل متابعتها وفق مايلي:
1. معرفة جميع الحسابات التي صدرت إليها الوثيقة.
2. تقديم بيان: يبين حالة الوثيقة عند كل حساب بحيث تقدم معلومات كالتالي: (الحساب المصدر إليه – قرأ
الوثيقة أم لا – حذف الوثيقة أم لا)
• نظام المراسلات الداخلي: يتيح هذا النظام إمكانية إدارة المراسلات بين حسابات البريد بحيث يسهّل
عملية التخاطب وإدارة الأوامر بينهم وهو يعمل وفق نفس السابقة تماماً بحيث يمتلك كل حساب صندوق
وارد للرسائل وصندوق صادر لها ومحرك يؤمن متابعة الرسائل (هل قُرأت أم لا – حُذفت أم لا .....الخ).
• الفرق بين نظام المراسلات ونظام بريد الوثائق أن الأول لا يؤرشف بل هو فقط لمتابعة عمليات البريد، بينما
نظام بريد الوثائق يتم أرشفة الوثائق بعد انتهاء معالجتها.
• تتبع حركة سير وثيقة ضمن البريد: يمتلك نظام البريد معالج ومحرك بيانات يعطينا كافة المعلومات الحالية عن
الوثيقة: (من أين دخلت وأين ذهبت وأين هي الآن وتاريخ كل عملية أي نحصل على جدول تدفقي بحركة كل
وثيقة.
• يمتلك نظام البريد: معالج إدارة البيانات والحسابات المحذوفة بحيث يمكن استعادة هذه المحذوفات أو تأكيد
علية حذفها، وتم إيجاد هذا النظام من أجل متابعة ومعرفة سير الوثيقة وهل قام الحساب المرسلة إليه
بحذفها عن قصد أم لا.
Offline
مرحبا ارجو تزويدي بنسخة من البرنامج
Offline
السيد moh_oudh
للاسف لا يوجد نسخة ديمو من البرنامج ..؟؟؟؟؟
Offline
معلومات قيمة واتمنى ان استفاد منكم المزيد والمزيد واتمنى لكم التوفيق دائما
Offline
مرحبا ارجو تزويدي بنسخة من البرنامج
Offline
تم الرد على السؤالك الكريم
Offline
ارجو نسخه من البرنامج
Offline
مرحباً
انا اعمل في مجال استخراج الرخام على شكل كتل وابيعها بالمتر المكعب ارجو منكم تزويدي بنموذج عن الفاتورة المبدئية
ولكم جزيل الشكر
Offline
السيد احمد الخطيب .
سوف ارسل لك المعلومات الكامل على الايميل الخاص بك انشاء الله .....
Offline
احمد خطيب wrote:
مرحباً
انا اعمل في مجال استخراج الرخام على شكل كتل وابيعها بالمتر المكعب ارجو منكم تزويدي بنموذج عن الفاتورة المبدئية
ولكم جزيل الشكر
بسم الله الرحمن الرحيم
ندخل الى قائمة بطاقات ثم نختار نماذج ثم نموذج فاتورة تصنيع ونحدد له اسم النموذج
وفي الجدول نكتب المواد الاولية والتي هي كتل الرخام المستخرجة والمواد الاولية الاخرى
ثم نضع اسم المادة المصنعة وسوف تكون الوحدة بالمتر المكعب ونضع الكمية بالمواد الجاهزة
ونحدد سعر المادة المصنعة بالضغط على زر CTRL+SPACE
ثم من قائمة فواتير نختار فاتورة تصنيع ونحدد النموذج الذي وضعناه
Offline
الاخ \ حسام
الرجاء ارغب في الحصول على برنامج الارشفة الاكترونية
اذا امكن الاتصال0504826431
تحياتي لك
Offline
الاخ الفارس المحترم .
يرجى الاتصال مع وكيلنا في السعودية لعرض ديمو للبرنامج ... لانه لا يوجد نسخة تجريبية
عنوان الوكيل تبويب الوكلاء
Offline
اتمنى تزويدي بنسخة من البرنامج ........... وشكراً
Offline
الرجاء الاتصال مع اقرب وكيل او موزع او ارسال عنوان لامكانية الاتصال بك
Offline
أسمى قتحى شحاتة صديق جديد من محافظة الوادى الجديد
عاوز أحمل برنامج ماهى الطريقة أو الشروط الذى أحمل بها
وشكراً
Offline
الاخ fathi
للاسف لا يوجد نسخة تجريبية من برنامج الارشفة .يمكنك الاتصال مع اقرب وكيل لمنطقتك لعرض البرنامج
Offline